Hyvä yrittäjä. Mikäs unohtui? Vinkiksi annan, että se ei ole mäntysuopa, vaan sisäinen viestintä. Se nimittäin tuppaa unohtumaan ainakin melkein. Tai voitko rinta rottingilla sanoa, että meillä kyllä työntekijöiden perehdytys, palautteenanto ja tiedottaminen hoidetaan timanttisesti?

Pääsimme yhdessä graafisen suunnittelija Pia Sonck-Kootan kanssa tekemään Turun Kauppahallissa toimivalle kalakauppa Herkkunuotalle sisäisen toimintaoppaan henkilökunnalle. Oppaan tehtävänä on ennen kaikkea auttaa uusien työntekijöiden perehdyttämisessä ja toisaalta varmistaa yhdenmukaiset toimintatavat yrityksen sisällä.

Oppaan kirjoittamisessa ja ulkoasussa keskityimme ilmentämään yrityksen omaa tyyliä ja tapaa viestiä. On tärkeää, että se mielikuva, mitä yritys haluaa välittää asiakkailleen, välittyy myös yrityksen sisällä samanlaisena. Herkkunuotan kohdalla tehtävä oli varsin ilahduttava, sillä yrityksessä panostetaan iloiseen asiakaspalveluun ja ammattitaitoon.

Sisäinen hyvä olo näkyy ulospäin

Oma havaintoni on, että mitä paremmin yritysjohto pitää huolta työntekijöistään, sitä paremmalta näyttää toiminta ulospäin. On mukavaa tehdä töitä yrityksessä, jossa tuntee olevansa tärkeä osa koneistoa.

Huolella toteutetut sisäiset materiaalit kertovat työntekijälle arvostuksesta. Arvostus puolestaan sitouttaa ihmisiä. Pelkkä materiaali ei kuitenkaan yksinään riitä, vaan tärkeässä asemassa ovat yksilöä kunnioittava vuorovaikutus, kannustava palaute sekä avoimuus.

Oppaita tilanteen mukaan

Painetun henkilökuntaoppaan ei tarvitse olla tuhansien vuosien projekti, vaan se voidaan toteuttaa järkevällä hintatasolla ja silti yrityksen näköisenä. Sähköinen opas puoltaa paikkansa niissä tilanteissa, joissa tietoja on voitava lukea mobiilisti milloin tahansa. Painettu materiaali puolestaan soveltuu henkilökohtaiseksi muistivihoksi ja työkirjaksi, perehdytyksen tukimateriaaliksi sekä käsikirjaksi hätätilanteissa.

Jos olet toteuttamassa painettua henkilökuntaopasta, mielessä kannattaa pitää myös pitkäikäisyys ja käyttökelpoisuus. Kun oppaan sisältö ja ulkoasu on suunniteltu kestämään aikaa, voidaan sitä hyödyntää useiden vuosien ajan. Käytettävyys syntyy keskittymällä sisällössä niihin asioihin, joista on aidosti käytännön hyötyä työntekijöille.

Tässä vielä pienet ravistukset sinulle, yritysjohtaja:

• Pidä huolta työntekijöistäsi. Ilman heitä olet heikoilla.
• Mieti, miltä yrityksesi näyttää omassa mielessäsi. Näyttääkö se siltä myös sisäisesti?
• Luokaa viestinnän avulla työpaikan yhteinen kulttuuri ja henki. Siihen ei ole oikotietä, eikä sitä voi ohittaa.