Sisäistä sisäinen viestintä

Hyvä yrittäjä. Mikäs unohtui? Vinkiksi annan, että se ei ole mäntysuopa, vaan sisäinen viestintä. Se nimittäin tuppaa unohtumaan ainakin melkein. Tai voitko rinta rottingilla sanoa, että meillä kyllä työntekijöiden perehdytys, palautteenanto ja tiedottaminen hoidetaan timanttisesti?

Pääsimme yhdessä graafisen suunnittelija Pia Sonck-Kootan kanssa tekemään Turun Kauppahallissa toimivalle kalakauppa Herkkunuotalle sisäisen toimintaoppaan henkilökunnalle. Oppaan tehtävänä on ennen kaikkea auttaa uusien työntekijöiden perehdyttämisessä ja toisaalta varmistaa yhdenmukaiset toimintatavat yrityksen sisällä.

Oppaan kirjoittamisessa ja ulkoasussa keskityimme ilmentämään yrityksen omaa tyyliä ja tapaa viestiä. On tärkeää, että se mielikuva, mitä yritys haluaa välittää asiakkailleen, välittyy myös yrityksen sisällä samanlaisena. Herkkunuotan kohdalla tehtävä oli varsin ilahduttava, sillä yrityksessä panostetaan iloiseen asiakaspalveluun ja ammattitaitoon.

Herkkunuotan henkilökuntaopas kaappaa lukijan syleilyynsä.

Sisäinen hyvä olo näkyy ulospäin

Oma havaintoni on, että mitä paremmin yritysjohto pitää huolta työntekijöistään, sitä paremmalta näyttää toiminta ulospäin. On mukavaa tehdä töitä yrityksessä, jossa tuntee olevansa tärkeä osa koneistoa.

Huolella toteutetut sisäiset materiaalit kertovat työntekijälle arvostuksesta. Arvostus puolestaan sitouttaa ihmisiä. Pelkkä materiaali ei kuitenkaan yksinään riitä, vaan tärkeässä asemassa ovat yksilöä kunnioittava vuorovaikutus, kannustava palaute sekä avoimuus.

Oppaita tilanteen mukaan

Painetun henkilökuntaoppaan ei tarvitse olla tuhansien vuosien projekti, vaan se voidaan toteuttaa järkevällä hintatasolla ja silti yrityksen näköisenä. Sähköinen opas puoltaa paikkansa niissä tilanteissa, joissa tietoja on voitava lukea mobiilisti milloin tahansa. Painettu materiaali puolestaan soveltuu henkilökohtaiseksi muistivihoksi ja työkirjaksi, perehdytyksen tukimateriaaliksi sekä käsikirjaksi hätätilanteissa.

Jos olet toteuttamassa painettua henkilökuntaopasta, mielessä kannattaa pitää myös pitkäikäisyys ja käyttökelpoisuus. Kun oppaan sisältö ja ulkoasu on suunniteltu kestämään aikaa, voidaan sitä hyödyntää useiden vuosien ajan. Käytettävyys syntyy keskittymällä sisällössä niihin asioihin, joista on aidosti käytännön hyötyä työntekijöille.

Tässä vielä pienet ravistukset sinulle, yritysjohtaja:

  • Pidä huolta työntekijöistäsi. Ilman heitä olet heikoilla.
  • Mieti, miltä yrityksesi näyttää omassa mielessäsi. Näyttääkö se siltä myös sisäisesti?
  • Luokaa viestinnän avulla työpaikan yhteinen kulttuuri ja henki. Siihen ei ole oikotietä, eikä sitä voi ohittaa.

Vieläkö on villihev… eikun yritysjulkaisuja

Aika ajoin törmään työssäni asiakkaan pohdintoihin, onko painettuja julkaisuja enää järkevää toteuttaa. Jos minulta kysytään, niin totta himpskatissa on. Lisäänpä siihen vielä, että kamoon hei.

Painettu julkaisu, oli se sitten asiakaslehti, historiikki, vuosikertomus tai kaiken kattava yleisesite, lunastaa yhä vahvan paikkansa markkinointikanavana. Kyse on ennemminkin siitä, osataanko valita painettava julkaisu niihin tilanteisiin, jolloin se on parhaimmillaan.

Punnitse mielessäsi hyödyt

Mitään markkinointiviestinnän toimenpidettä ei pidä tehdä vain tekemisen vuoksi. Jokainen toimenpide on osa kokonaisuutta, osa viestinnän suunnitelmaa. Kun toteutetaan painettavaa julkaisua yritykselle, on yleensä kyseessä Aivan Erityinen Väline. Tai näin ainakin itse ajattelisin, että sen tulisi olla.

Huolella toteutetussa painetussa julkaisussa on monia hyötyjä, jotka eivät nouse niin voimakkaasti esille sähköisten sukulaistensa kohdalla. Jokaisen yrityksen tulisikin pohtia, mitkä ovat ne tilanteet, jolloin halutaan lähestyä asiakkaita arvokkaasti askeltaen.

Toteuttaessasi painetun julkaisun:

  • Annat viimeistellyn ja kokonaisvaltaisen mielikuvan yrityksestäsi.
  • Voit kirkkaasti erottua kilpailijoista.
  • Markkinointipanostuksesi vaikuttaa pitkään.
  • Saat myyntityön tueksi jotain käsin kosketeltavaa.
  • Korostat tuotteesi arvoa.

Laatu edellä painetuissa julkaisuissa

Sonck-Koota ja Sananvalta
Painettujen yritysjulkaisujen ammattilaiset Sananvallan Hanna Alin ja graafinen suunnittelija Pia Sonck-Koota.

Keskustelin aiheesta vielä graafisen suunnittelijan kanssa. Keskustelukumppaniksi valikoitui luontevasti pitkien taittojen ja painettujen julkaisujen osaaja Pia Sonck-Koota, jonka kanssa saan ilokseni työskennellä hyvin lähietäisyydellä täällä Grundlagen työtiloissa.

Painettu julkaisu on graafisen suunnittelijan näkökulmasta loistava väline jo pelkästään laatumielikuvan rakentamiseen.

– Painotuotteiden arvo ja vaikuttamisvoima on onneksi ymmärretty. Halpojen lippulappujen osuus on ehkä vähentynyt, ja sen sijaan yritykset tekevät laadukkaita julkaisuja. Painotyössä fyysinen tuntemus ja hypistely ovat tärkeä osa vastaanottajan kokemusta, Pia Sonck-Koota arvioi.

Sonck-Koota tuo esiin myös painotöiden digitaaliset ulottuvuudet.

– Painettavasta julkaisusta voidaan toki aina tehdä digitaalinen sukulaistuote, jos osa asiakkaista kokee sähköisen julkaisun palvelevan heitä paremmin. Digitaalisuutta ja painotekniikkaa voidaan myös yhdistää. Siksi kannattaa muistaa, että esimerkiksi lisätty todellisuus ja videoiden liittäminen osaksi painotyötä ovat arkipäivää. Ne eivät poissulje toisiaan, vaan ainoastaan tuovat lisähyötyjä vastaanottajalle, hän muistuttaa.

Painettu julkaisu jättää muistijäljen

Itse olen aina pitänyt yritysten painetuista julkaisuista. Tyylikäs taitto, kiinnostavat kuvat ja ajatuksella kirjoitetut tekstit vievät mukanaan. Julkaisu on parhaimmillaan niin houkuttava, että sen haluaa säästää ja siihen haluaa palata. Lukijalleen se tuottaa ennen kaikkea hyötyjä, mutta toisaalta se voi samanaikaisesti viihdyttää.

Olen onnekseni saanut tehdä paljon asiakkailleni erilaisia julkaisuja. Vielä vuosienkin jälkeen mieleen palaa onnistuneimmat työt, joista yritys on saanut positiivista näkyvyyttä ja mahtavaa nostetta liiketoimintaansa. Ja parasta on se, että edelleenkin asiakkaani ymmärtävät hyvän päälle.