Viestintä Archives - Sananvalta

Sisäistä sisäinen viestintä

Hyvä yrittäjä. Mikäs unohtui? Vinkiksi annan, että se ei ole mäntysuopa, vaan sisäinen viestintä. Se nimittäin tuppaa unohtumaan ainakin melkein. Tai voitko rinta rottingilla sanoa, että meillä kyllä työntekijöiden perehdytys, palautteenanto ja tiedottaminen hoidetaan timanttisesti?

Pääsimme yhdessä graafisen suunnittelija Pia Sonck-Kootan kanssa tekemään Turun Kauppahallissa toimivalle kalakauppa Herkkunuotalle sisäisen toimintaoppaan henkilökunnalle. Oppaan tehtävänä on ennen kaikkea auttaa uusien työntekijöiden perehdyttämisessä ja toisaalta varmistaa yhdenmukaiset toimintatavat yrityksen sisällä.

Oppaan kirjoittamisessa ja ulkoasussa keskityimme ilmentämään yrityksen omaa tyyliä ja tapaa viestiä. On tärkeää, että se mielikuva, mitä yritys haluaa välittää asiakkailleen, välittyy myös yrityksen sisällä samanlaisena. Herkkunuotan kohdalla tehtävä oli varsin ilahduttava, sillä yrityksessä panostetaan iloiseen asiakaspalveluun ja ammattitaitoon.

Herkkunuotan henkilökuntaopas kaappaa lukijan syleilyynsä.

Sisäinen hyvä olo näkyy ulospäin

Oma havaintoni on, että mitä paremmin yritysjohto pitää huolta työntekijöistään, sitä paremmalta näyttää toiminta ulospäin. On mukavaa tehdä töitä yrityksessä, jossa tuntee olevansa tärkeä osa koneistoa.

Huolella toteutetut sisäiset materiaalit kertovat työntekijälle arvostuksesta. Arvostus puolestaan sitouttaa ihmisiä. Pelkkä materiaali ei kuitenkaan yksinään riitä, vaan tärkeässä asemassa ovat yksilöä kunnioittava vuorovaikutus, kannustava palaute sekä avoimuus.

Oppaita tilanteen mukaan

Painetun henkilökuntaoppaan ei tarvitse olla tuhansien vuosien projekti, vaan se voidaan toteuttaa järkevällä hintatasolla ja silti yrityksen näköisenä. Sähköinen opas puoltaa paikkansa niissä tilanteissa, joissa tietoja on voitava lukea mobiilisti milloin tahansa. Painettu materiaali puolestaan soveltuu henkilökohtaiseksi muistivihoksi ja työkirjaksi, perehdytyksen tukimateriaaliksi sekä käsikirjaksi hätätilanteissa.

Jos olet toteuttamassa painettua henkilökuntaopasta, mielessä kannattaa pitää myös pitkäikäisyys ja käyttökelpoisuus. Kun oppaan sisältö ja ulkoasu on suunniteltu kestämään aikaa, voidaan sitä hyödyntää useiden vuosien ajan. Käytettävyys syntyy keskittymällä sisällössä niihin asioihin, joista on aidosti käytännön hyötyä työntekijöille.

Tässä vielä pienet ravistukset sinulle, yritysjohtaja:

Pidä huolta työntekijöistäsi. Ilman heitä olet heikoilla.
Mieti, miltä yrityksesi näyttää omassa mielessäsi. Näyttääkö se siltä myös sisäisesti?
Luokaa viestinnän avulla työpaikan yhteinen kulttuuri ja henki. Siihen ei ole oikotietä, eikä sitä voi ohittaa.

Omituisten otsikoiden kerho

Tämä on jylisevää puhetta otsikoiden puolesta. Tai eiväthän otsikot edes tarvitse puolestapuhujaa, koska otsikot puhuvat itse. Tai niin ainakin niiden kuuluisi tehdä. Silmiini osuu silti aika ajoin tekstien otsikoita, jotka kärventävät sieluani tuskallisesti.

Laitetaanpa nyt maanantain kunniaksi otsikot ojennukseen. Niitä esiintyy kaikkialla ja niihin kerääntyy valtavia vaatimuksia. Materiaalien ja viestinnän sähköistyminen on tehnyt sen, että otsikolla otetaan lukija kertalaakista haltuun. Kiinnostavalla otsikolla saadaan klikkaus kohti asiakkuutta. Toki sisällön on vastattava otsikoinnin lupauksiin, jotta polku kuljetaan loppuun saakka.

Oivaltavilla otsikoilla herätetään myös median huomio. Paraskaan mediatiedote ei lähde lentoon, jos otsikointi ontuu. Otsikossa pitää kertoa uutinen ja se on osattava tiivistää napakaksi.

Hyvä otsikko:

1. On lyhyt ja rytmikäs

Hyvä otsikko mahtuu mielellään 2–5 sanaan, riippuen sanojen pituuksista. Suomenkielisissä otsikoissa kannattaa kiinnittää huomiota myös sanojen pituuksiin, sillä tässä maassa osataan muodostaa pitkiä yhdyssanahirviöitä. Otsikontekijällä tulisi olla sävelkorvaa, sillä onnistunut otsikko on helppo lukea ääneen ja siihen muodostuu luontaisesti lukurytmi.

2. Herättää mielenkiinnon

Otsikon päätehtävä on herättää lukijan mielenkiinto ja saada aikaan toimintaa. Jos otsikko ei herätä kiinnostusta, miten voisi varsinainen tekstikään kiinnostaa? Mielenkiintoisuuteen on monta tietä. Ainakin yllättävät sanavalinnat, ilmaisujen kaksoismerkitykset ja provosoivat väitteet saavat vastaanottajan tuntosarvet ylös.

3. Kertoo tulevasta sisällöstä

Otsikolla tulisi johdatella lukija sisällön kimppuun. Silloin tällöin näkee tilanteita, joissa on sorruttu pakkomielteiseen otsikkoon rakastumiseen. Otsikkoa ei saa hieroa liikaa, jotta pystyy tarkastelemaan sitä avoimin silmin. Vaarana on tuolloin, että se jää aiheesta etäiseksi. Hyvä keino on kirjoittaa otsikko viimeisenä, kun teksti on koottu valmiiksi.

4. Ei ole liian nokkelapokkela

Sanaleikit ilahduttavat, mutta rajansa kikkailullakin. Otsikon pitää tarjota oivaltamisen iloa, eikä se saa mennä kryptiseksi nokkeloinniksi. Menikös tämä teksti nyt sellaiseksi? Sorisorisorisori.

5. Sisältää suuhun sopivia sanoja

Kuuntele, mitä kirjoitat. Maistele sanoja, miten ne mallautuvat suuhun. Suomen kielessä on tarjolla mahtava määrä valinnanvaraa, eikä aina tarvitse ottaa sanoja laadukas, kustannustehokas ja osaaja. Kiinnitä huomiota myös konsonanttien kovuuteen. Terävillä konsonanteilla saa voimaa ja väkevyyttä sanomaan. Pehmeillä konsonanteilla luodaan lempeitä mielikuvia.

Osaatko itse tehdä otsikoita odottaessa? Tuntuuko, että tiivistämiselle olisi tilaa? Käänny ihmeessä puoleeni, jos otsikon tilalle syntyy sanahelinäkeijuja. Koulutan blogitiimisi ketterämmäksi ja ruuvaan otsikkosi huippuvireeseen.

Asiakastarina ei ole satua

Asiakascase, asiakastarina tai referenssiteksti, mitä näitä nyt onkaan – ne ovat todellisia yrityksen käyntikortteja. Tutustuessaan referensseihin mahdolliset asiakkaat voivat muodostaa käsityksensä yrityksen osaamisalueista ja tavoista toimia.

Moni meistä haluaa lukea tai kuulla tarinoita toteutuneista projekteista, tuotteen käyttäjäkokemuksista tai ongelmien ratkaisusta palvelun avulla. Asiakkaan kertomus on väylä samaistumiseen ja tärkeä opinkappale hankintoja tehdessä. Referenssien avulla voidaan jopa kouluttaa asiakkaita ostamaan palvelua oikealla tavalla.

Referenssit näkyviin

Yrityksen verkkosivut ovat helpoin tapa esitellä toteutettuja asiakascaseja. Verkkosivujen hyvä puoli on se, että asiakastarinoita voi kerätä sinne enemmänkin selailtavaksi ja niitä voi lajitella esimerkiksi tuote- tai toimialakohtaisesti. Monet yritykset hyödyntävät referenssejään myös muun muassa uutiskirjeissä, asiakaslehdissä ja esitteissä. Mikään kanava ei sulje toisiaan pois, vaan referenssimahdollisuus kannattaa hyödyntää aina, kun siihen on aihetta.

Asiakascasen voi tarjoilla vastaanottajille vaikkapa teksti-, kuva- tai videomuotoon rakennettuna. Omasta mielestäni hienoja videomuotoon tehtyjä referenssejä on toteuttanut videotoimisto Videolle. Oli muoto mikä hyvänsä, referensseille on tärkeää suunnitella riittävän laaja näkyvyys eri medioissa. Asiakastarinoita voi ja kannattaa jakaa tasaisin väliajoin sosiaalisen median kanavissa, jolloin houkutellaan lisää kävijöitä verkkosivuille ja sitä kautta uusiksi asiakkaiksi.

Case-esimerkki vaatii myös sanoja

Omasta näkökulmastani tarkasteltuna korostaisin, että vaikka yrityksen referenssit perustuvat visuaaliseen lopputulokseen, on tärkeää avata asioita myös sanallisesti. Pelkkä kuva ei aina kerro tarpeeksi, vaan kuvan tueksi on hyvä kirjoittaa ne tuhat sanaa. Liian usein näkee toteutetuissa asiakastöissä kuvakavalkadeja ilman selventävää tekstikoostetta.

Jos referenssi toteutetaan kirjoitettuna tarinana, on erityisen tärkeää nostaa esille palvelun tai tuotteen tarjoamat hyödyt asiakkaalle. Ilman hyötyjen esittelyä ei referenssiteksti toimi.

Peruskysymykset, joiden avulla lähdetään referenssitekstiä rakentamaan:

Kenelle tehtiin?

Mitä tehtiin?

Miksi tehtiin?

Mitä saatiin aikaan?

Jatko onkin luovuuden kukinnan odottelua. Tekstinhän ei tarvitse olla pelkkää leipätekstiä, vaan siitä voi koostaa infografiikkaa, sen voi muotoilla kysymys-vastaus –muotoon, tai kuka estää kirjoittamasta referenssitekstiä runoksi. Lukijakunta sanelee asiakastarinan esitysmuodon. On ymmärrettävä, mistä asiakkaat kiinnostuvat ja tiedettävä, minkälaisia ihmisiä he ovat.

Muistilista referensseistä haaveilevalle:

Listaa onnistuneita asiakastoteutuksia. Lajittele ne ja mieti niiden onnistumisen syyt.
Kysy lupa asiakkailtasi referenssien toteuttamiseen. Myös asiakas saattaa haluta hyödyntää referenssiä omilla sivuillaan.
Suunnittele asiakastarinoiden jakelutiet. Samaa tarinaa on tärkeä jakaa eri välineissä.
Mieti kiinnostava toteutusmuoto. Jos ei oma osaaminen riitä, ota pätevä ammattilainen avuksesi. (Sellainen luuraa tämänkin tekstin takana)
Tee julkaisusuunnitelma asiakastarinoillesi. Ota tavoitteeksi julkaista säännöllisin väliajoin uusi case-esimerkki.

Sep, 2017

Läpy yrittäjälle!

Hyvää yrittäjänpäivää, arvoisat lukijani! Oma yritykseni on vasta muutaman kuukauden ikäinen, joten pystyn helposti eläytymään aloittavan yrityksen haasteisiin. Olemassaolo, näkyvyys ja tietoisuuteen tuleminen: Näistä yrittäjän on pakko ottaa tiukka niskalenkki, jos mielii saada asiakkaita (ja perunoita lautaselleen).

Olemassaolo liittyy vahvasti yrityksen viestinnän perusrakenteisiin. Ilman verkkosivuja et ole mitään, ja eipä se sosiaalisen median välttelykään ole hirvittävän hedelmällistä olemassaolon kannalta. Näiden asioiden parissa on syytä puurtaa mahdollisimman nopeasti yrityksen perustamisen jälkeen.

Näkyvyyttä yritykselleen saa monella tapaa. Sitä voi ostaa tai sitä voi ansaita olemalla kiinnostava. Positiivista näkyvyyttä saa tekemällä taidolla sitä mitä parhaiten osaa ja kertomalla siitä medialle oikealla hetkellä ja oikealla tavalla.

Tietoisuuteen tuleminen vaatii verkostoitumista ja lounastapaamisia. On lähdettävä ulos kammiostaan, on kerrottava ihmisille itsestään ja bisneksestään. Mietin juuri taannoin, kuinka sosiaalinen media on tullut iloksemme helpottamaan verkostoitumista. Erilaisten keskusteluryhmien ja –ketjujen kautta ihmiset löytävät tarvitsemansa yhteistyökumppanit yritykselleen. Loppujen lopuksi aina verkostoitumisessa on pohjimmiltaan kyse ihmisten välisestä vuorovaikutuksesta, ystävien ja hengenheimolaisten löytämisestä.

Yrittäjäksi ryhtyminen vaatii rohkeuden rykäistä ja irtautua omilleen. Onneksi ei yksin tarvitse yrittää, vaikka onkin yksityisyrittäjä. Joka puolella on osaavia ja avuliaita ihmisiä, kun vain hoksaa kysyä apua.

Oman yritykseni alkutaipaleella on ollut monia hetkiä, joissa olen kokenut saaneeni tsemppipotkua toisilta yrittäjiltä. Yrittäjänpäivänä voisinkin kiittää kannustuksesta ja rinnalla kulkemisesta näitä verkostoistani löytyviä yrityksiä. Hyvin me vedetään, läpyt sille!